Những lưu ý khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Có rất nhiều quy định liên quan đến việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Hãy cùng tìm hiểu bài viết dưới đây để nắm bắt những thông tin đáng chú ý!

Theo quy định công ty được tự đăng ký và sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử để cấp cho người lao động. Vậy công ty có phải báo cáo tính hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN hay không và nếu phải báo cáo thì dùng mẫu như thế nào, thời gian báo cáo là khi nào?

Và khi có sự sai, sót đối với chứng từ khấu trừ thuế TNCN đã cấp thì công ty có được điều chỉnh, thay thế hoặc hủy bỏ chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử hay không? Khi điều chỉnh, thay thế, hủy bỏ thì thủ tục sẽ như thế nào?

Căn cứ khoản 4 điều 4 Thông tư 37/2010/TT-BTC ngày 18/03/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn về việc phát hành, sử dụng, quản lý chứng từ khấu thuế TNCN tự in trên máy tính:

“Trường hợp lập lại chứng từ khấu trừ:

Những trường hợp chứng từ khấu trừ đã được lập và giao cho người nộp thuế, sau đó phát hiện sai phải lập lại chứng từ khấu trừ thay thế thì tổ chức trả thu nhập phải lập biên bản ghi rõ nội dung sai, số, ngày chứng từ khấu trừ đã lập sai có chữ ký xác nhận của người nhận thu nhập, đồng thời yêu cầu người có thu nhập nộp lại liên chứng từ đã lập sai (liên giao cho người bị khấu trừ) cho tổ chức trả thu nhập để lưu cùng với biên bản. Sau khi đã thu hồi chứng từ khấu trừ lập sai, tổ chức trả thu nhập lập chứng từ khấu trừ mới thay thế để giao cho người nộp thuế và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về số chứng từ khấu trừ huỷ bỏ.”

Căn cứ công văn số 2455/TCT-DNNCN ngày 12/07/2022 của Tổng cục Thuế gửi Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương về việc triển khai, vận hành hoá đơn, chứng từ điện tử:

“Về việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử:

Theo quy định tại Điều 33 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì tổ chức khấu trừ khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử không bắt buộc phải đăng ký, thông báo phát hành, chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế, tổ chức khấu trừ tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử, đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Từ 01/07/2022, cơ quan thuế không tiếp tục bán chứng từ khấu trừ thuế TNCN do cơ quan thuế đặt in; đối với trường hợp đang còn tồn chứng từ khấu trừ mua của cơ quan thuế thì tiếp tục sử dụng.”

Như vậy, căn cứ các quy định trên, trường hợp công ty sử dụng chứng từ khấu thuế TNCN điện tử thì hiện tại không có quy định bắt buộc về việc phải báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Trong trường hợp chứng từ khấu trừ thuế TNCN đã lập và giao cho người lao động, sau đó phát hiện sai thì công ty phải lập biên bản có chữ ký xác nhận của người nhận thu nhập, công ty lập chứng từ khấu trừ mới thay thế giao cho người lao động và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về số chứng từ khấu trừ huỷ bỏ.

Trường hợp cá nhân trực tiếp quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế thì phải có xác nhận của công ty, tổ chức chi trả thu nhập đối với chứng từ khấu trừ điện tử đã được lập.